Einer der größten Bremsklötze im Recruiting ist nicht der Fachkräftemangel – sondern die Prozessträgheit auf der Kundenseite. Unklare Rückmeldungen, verzögerte Entscheidungen und fehlende Kommunikation führen dazu, dass qualifizierte Kandidaten abspringen und der Besetzungsprozess unnötig in die Länge gezogen wird.
Gerade in der Zusammenarbeit mit einen Personaldienstleister, ist eine verbindliche, zeitnahe Abstimmung mit dem Kunden entscheidend für den Erfolg. Doch wie bringt man Kunden dazu, aktiv mitzuarbeiten, ohne sie zu überfordern oder zu sehr unter Druck zu setzen? Dieser Beitrag zeigt praxiserprobte Methoden, um Prozesse zu beschleunigen und Verbindlichkeit zu schaffen.
Warum lassen sich viele Kunden so viel Zeit?
Die Ursachen sind vielfältig – und häufig nicht böswillig:
- Fehlende interne Priorisierung: Recruiting ist nicht der einzige Punkt auf der Agenda vieler Führungskräfte.
- Komplexe Entscheidungsstrukturen: Oft müssen mehrere Personen einbezogen werden, was Prozesse verlangsamt.
- Unsicherheit bei der Auswahl: Je kritischer die Position, desto größer die Entscheidungsangst.
- Unklare Anforderungen: Wenn das Wunschprofil nicht sauber definiert ist, fällt die Entscheidung schwer.
Diese Hürden lassen sich jedoch durch gezielte Prozesssteuerung deutlich reduzieren.
1. Erwartungsmanagement: Prozesse im Vorfeld klar definieren
Starten Sie jede Zusammenarbeit mit einem klaren Erwartungsabgleich:
- Wie schnell werden Profile geprüft?
- Wer gibt Feedback – und wann?
- Wer entscheidet final?
- Zu wann ist die Besetzung geplant?
2. Klare Timeline – mit To-do‘s für den Kunden
Strukturieren Sie den Ablauf nicht nur intern, sondern auch aus Sicht des Kunden. Definieren Sie, wann welche Rückmeldung erforderlich ist – idealerweise mit konkretem Kalenderdatum.
Beispiel: „Wir senden Ihnen die ersten drei Profile bis Dienstag. Bitte geben Sie uns innerhalb von 48 Stunden Rückmeldung, damit wir den Prozess für die Bewerber attraktiv gestalten.“
3. Verbindlichkeit visualisieren: Was Verzögerungen kosten
Viele Kunden unterschätzen die Kosten der eigenen Verzögerung. Machen Sie transparent, was bei jeder Verzögerung passiert:
- Absprungrate von Kandidaten
- Imageverlust am Bewerbermarkt
Nutzen Sie Zahlen: „Wenn Kandidaten nach 5 Tagen keine Rückmeldung erhalten, springen im Schnitt 60 % ab.“
4. Verfügbarkeitsabfrage direkt beim Profilversand
Wenn Sie ein Profil schicken, stellen Sie gleich gezielte Fragen:
- „Wann könnten Sie ein Erstgespräch führen?“
- „Sind Mittwoch oder Donnerstag nächste Woche möglich?“
5. Kommunikation strukturieren und automatisieren
Nutzen Sie Vorlagen, Reminder-Tools oder CRM-Funktionen, um Follow-ups effizient zu gestalten. Bleiben Sie freundlich, aber klar:
- „Wir warten aktuell noch auf Ihre Rückmeldung zu Kandidat X.“
- „Bitte geben Sie uns bis Mittwoch ein Feedback, sonst priorisieren wir das Profil anderweitig.“
Formulierungen mit Deadlines wirken verbindlicher – ohne Druck aufzubauen.
6 Entscheidungsengpässe lösen: Alternativen und Klarheit schaffen
Wenn Kunden sich „nicht entscheiden können“, fehlt oft Klarheit im Anforderungsprofil.
Bieten Sie Vergleichsprofile, eine kurze Gegenüberstellung oder ein gemeinsames Auswahlgespräch an.
Verbindliche Kommunikation ist kein Zufall – sondern Ergebnis klarer Struktur, transparenter Erwartung und smarter Prozessgestaltung. Wer es schafft, Kunden in die Mitverantwortung für den Recruiting-Erfolg zu nehmen, erhöht die Geschwindigkeit deutlich – ohne Druck auszuüben.
Gerade in der Zeitarbeit und Direktvermittlung sind Tempo, Klarheit und Verbindlichkeit entscheidend. Nutzen Sie Tools, Zahlen und professionelles Erwartungsmanagement, um Entscheidungsprozesse aktiv zu gestalten – und damit sowohl Ihre Besetzungsquote als auch die Kundenzufriedenheit zu steigern.